Начните с сегодняшнего дня: составьте список сотрудников, заведите книгу учета трудовых книжек, потом отыщите на всех живых приказы о приеме, проверьте записи в трудовых и при необходимости сделайте отметки о переименовании

Унас есть книга учета трудовых книжек, только вот в чем проблема, были какие то реорганизации и акта нет, нет об этом записей в трудовых, а реорганизация была в 1992 году, следовательно, кто то был принят давно, еще после 1992, записей нет, но мы решили не торопиться, так как незнаем как теперь записать сведения про реорганизацию ДНЗ Оленка в Теремок, только когда там наведеться порядок, можна будет формировать эти книги правильно. Плюс у нас 64 работника.

А как сделать эти отметки про переименовании???

Я нисколько не погорячилась..
Если еще раз вернуться к посту, то я спросила (уж пусть извинит меня Римусато, но я опять буду цитировать себя):
А ответа я так и не увидела...:dont know:
А приказ тоже есть? О возложении обязанностей?

Вот вы и составьте акт! Обозначьте точку отсчета и двигайтесь от нее вперед.
Во первых, кто такие "мы"? Кроме вас там есть еще работники, которые занимаются кадровыми вопросами?
Во вторых, а кто наведет порядок, если не вы?
Во третьих, если не смогли навести порядок за 20 лет, прошедшие с момента реорганизации, то он уже и не "наведеться". Тем более, что, судя по всему, у вас никто ничего и не собирается делать - "решили не торопиться". Так и не надо торопиться - просто возьмите и сделайте, спокойно, без спешки и суеты. Или признайте, что вы не в силах этого сделать и пусть это делает кто-то другой.
Всего 64 человека?! Так вы за полдня все записи вполне успеете внести.
Как сделать эти отметки я написал в 74 посте. Только вот прочитать, судя по всему, никто это не удосужился.

Да не увидите вы ни ответа, ни приказа. И должностной инструкции, скорее всего, у нее тоже нет: судя по всему, ситуация банальная - детский сад, кадровыми вопросами заниматься некому, зарплата низкая и хоть мало мальски знающего специалиста на эту зарплату найти невозможно. Да и руководству это не нужно, иначе за 20 лет уж как нибудь навели бы порядок с трудовыми книжками!
Приняли молодую девочку, никогда ранее не занимавшуюся подобной работой и совершенно не представляющую, куда она попала и что должна делать (Анастасия, если я не прав - возразите!), и поручили ей разгрести проблему.
А как только она хоть что-то попыталась сделать, объяснили ей, что записей нет, и торопиться не надо.
Ну как то так...

Щодо кадрової документації та номенклатури справ
 

Добрий день! Підскажить будь ласка, раніше у нашому закладі формувалися /тобто реєструвалися та пронумеровувались / накази з кадрових питань за трьома напрямками (про відрядження, відпустки та з особового складу) у відповідності до строків зберігання (3р., 5р. та 75р.).
Тепер, коли за новим Переліком встановлені нові строки зберігання довгострокових відряджень та деяких видів відпусток, потрібно розділяти формування / тобто реєструвати та пронумеровувати/ вже на 5 напрямків ? (про відрядження тимчасового та довгострокового, відпустки тимчасового та довгострокового, з особового складу) у відповідності до строків зберігання (5р. та 75р.).??? Якщо у закладі довгострокових відряджень буває дуже мало та й відпусток по догляду і без збереження не дуже багато, нащо створювати кипи наказів, справ та зайвої "паперотворчості"???
Питання: чи можна формувати /тобто реєструвати та пронумеровувати/ накази з кадрових питань за одним напрямком "з особового складу" та зберігати їх за найвищим строком - 75р.?
Дякую за відповідь.

Не надо. Регистрируйте, как и регистрировали, только приказы по приему-увольнению, переводу, долгосрочных зарубежных командировках, отпусках по уходу ра ребенком и т.д. регистрируйте в одном журнале, а краткосрочные зарубежные командировки, командировки по Украине, учебные и ежегодные отпуска - в другом.
То есть у вас будет всего два журнала, а не 5.
Нет. краткосрочные командировки, ежегодные и учебные отпуска целесообразно хранить отдельно - во первых, говоря архивным языком, они не имеют исторической и практической ценности, во вторых, их очень много - зачем засорять ими будущий архивный фонд?
При сдаче в архив эти приказ все равно попросят изъять из дела, так что ведите их раздельно уже сейчас.

М-м-м-м...:reverie:Ну, коль дело так обстоит, то к чему бояться какой-то задрипанной проверки?:
:dont know:
А, тем более - задавать себе вопрос:
Если такой бардак, то и ответственность - соответствующая...То есть - никакая!

Ну хотел человек хоть что-то попытаться сделать, хоть как-то подготовиться, - хоть как-то переживала за дело.
но ей сразу, как я понимаю, объяснили политику партии, и желание рассосалось :)

Та не, пока есть желание выполнять чужую работу, то конечно, надо выполнять...какая разница - чью работу делать, верно? И нести ответственность за не свою работу...Тоже - верно.

Кадровая документація та номенклатура справ
 

Дякую! Але але моє питання більше стосувалося формуванню та присвоєння № наказу.
Тобто, якщо видавався наказ про відпустки, то їм всім присвоювався наприклад №1-ВП (у ньому могло бути кілька пунктів: про основну щорічну відпустку, про відпустку без збереження з/пл і додаткову соціальну відпустку на дітей), №2-ВП і так далі, якщо наказ про відрядження (тут були накази на курси підвищення кваліфікації і відрядження у іншу місцевість наприклад для прослуховування тренінгів та подання звітів), то ім присвоювався наприклад №1-К/В і т.д.. Накази реєструвалися у різних журналах ("Про відпустки" і "Про курси та відрядження").
Всі накази з кадрових питань (і про відпустки і про відрядження і про особовий склад) зберігаються безпосередньо у закладі 75р. і ні у який архів не передаються.(крім наказів з основної діяльності, які у нас зберігаються 5 років, а потім передаються до районного архіву.)
За Вашим поясненням виходить, що мені потрібно розділяти на два накази про відпустки (тобто присвоювати їм різні №№) і на два накази про відрядження (тобто присвоювати їм різні №№) і відповідно реєструвати їх у різних журналах? Навіщо, якщо вони все одно будуть зберігаться у закладі?
Дякую!

Нумеруйте их как угодно - хоть 1-ВП, хоть 2-К/В - сами себе установите порядок нумерации, регистрируйте в одном журнале и подшивайте в одно дело. раньше велись два журнала, потому что сроки хранения разные были, теперь их уравняли.
Это они пока не передаються...
По моим поясненням выходит, что у вас будет два журнала - один для регистрации приказов длительного хранения, второй - для регистрации приказов краткосрочного хранения.
А законом так предусмотрено потому что.
Кроме того - человек предполагает, а фискальные органы располагают - и я бы не стал так категорически утверждать, что ваш "заклад" просуществует все 75 лет. И в определенном случае документы все же придется сдавать...

Дякую! Тобто, якщо я вірно зрозуміла, то будуть два журнали з особового складу (де будуть реєструватися накази тимчасового та тривалого строку зберігання) у яких будуть наприклад такі записи:

1-й журнал - накази тривалого строку зберігання

13.08.2013 №75-ОС "Про прийняття ХХХХХХ"
13.08.2013 №35-ВП "Про надання відпустки по догляду за дитиною до досягення нею трирічного віку ХХХХХ"
13.08.2013 №7-К/В "Про курси підвищення кваліфікації ХХХХХ"

2-й журнал - накази тимчасового строку зберігання

13.08.2013 №36-ВП "Про надання щорічних основних відпусток"
13.08.2013 №8-К/В "Про відрядження ХХХХХ на семінар-тренінг"

Виходить в одному журналі будуть реєструватися змішані накази?
Чи потрібно все ж таки їх розділяти ще на стадії написання на накази тривалого строку зберігання та накази тимчасового строку зберігання
і відповідно присвоювати поточні №№ без розділу на особовий склад, відпустки, відрядження???

1-й журнал - накази тривалого строку зберігання

13.08.2013 №75-ОС "Про прийняття ХХХХХХ"
13.08.2013 №76-ОС "Про надання відпустки по догляду за дитиною до досягення нею трирічного віку ХХХХХ"
13.08.2013 №77-ОС "Про курси підвищення кваліфікації ХХХХХ"

2-й журнал - накази тимчасового строку зберігання

13.08.2013 №25-ОС "Про надання щорічних основних відпусток"
13.08.2013 №26-ОС "Про відрядження ХХХХХ на семінар-тренінг"

Але так у одному і тому ж році, за одним і тим же напрямом (з особового складу), будуть подвійні №№ наказів, тільки зареєстровані у різних журналах.??? Невже буде ДУЖЕ великою помилкою, якщо всі накази з особового складу формувати з присвоєнням поточних №№ без розділу на особовий склад, відпустки, відрядження і відповідно реєструвати їх в одному журналі тривалого строку зберігання?
Дякую!

Да, всего два.
1-й журнал - накази тривалого строку зберігання
13.08.2013 №75-ОС "Про прийняття ХХХХХХ"
13.08.2013 №76-ОС "Про надання відпустки по догляду за дитиною до досягення нею трирічного віку ХХХХХ"
13.08.2013 №77-ОС "Про курси підвищення кваліфікації ХХХХХ"

2-й журнал - накази тимчасового строку зберігання
13.08.2013 №36-ВП "Про надання щорічних основних відпусток"
13.08.2013 №8-ВП "Про відрядження ХХХХХ на семінар-тренінг"

Все равно, какой вы будете писать индекс - ВП,К, ВК, но пишите его одинаковым для всех приказов, зарегистрированных в данном журнале.

Как вариант, могу предложить индексы "ОС/Д" и "ОС/Т" - то есть приказы по особовому складу довогривалі и тимчасового зберігання.

Почему "змішані"?
Согласно ст.121 Переліку приказы делятся на три вида:
а) з основної діяльності
б) з кадрових питань (особового складу)
в) з адмінстративно-господарських питань.
То есть все ваши приказы относятся к кадровым, а разделяете вы их только по срокам хранения - на те, которые хранятся 75 лет, и те, которые хранятся 5 лет.

Да, потрібно.И відпустки, и відрядження - все это накази по особовому складу. И делятся они лишь на
1-й журнал - накази тривалого строку зберігання
2-й журнал - накази тимчасового строку зберігання

И будет правильным "...всі накази з особового складу формувати з присвоєнням поточних №№ без розділу на відпустки, відрядження і відповідно реєструвати їх в одному журналі" тривалого чи тимчасового строку зберігання.

Дуже дякую за терпіння та відповіді!
Тоді дійсно підійде Ваш варіант індексації наказів з особового складу - "ОС/Д" - накази довготривалого строку зберігання та "ОС/Т" - накази тимчасового строку зберігання, які будуть реєструватись у відповідних журналах.

Доброго дня! Чи ведуться у Вас особові справи працівників? Бо я веду тільки карточки П-2 в яких зберігаються копії: паспорта, ін.коду, диплому.

Присоединяюсь к вопросу. Я раньше всегда и везде вела личные дела. Недавно перешла на новое предприятие. Здесь есть только карточки П2 (при чем, у многих еще Т2, т.к. работают по много лет) и папки "Принятые 2018", "Принятые 2017" и т.д. по всем годам. В этих папках по каждому принятому особовий листок, копии личных документов, копия приказа о приеме, заявление. Предыдущий руководитель кадровой службы сказала мне, что где-то вычитала, что так можно вести кадровую документацию :dont know:
Я пока не решила, за что мне хвататься в первую очередь. Т2 дополнять новыми карточками П2 или ваять на всех личные дела :cry: При этом разыскивать и копировать все приказы по сотрудникам, начиная с 1993 года...
Так вот, надо ли?

Ведуться.
Надо.
Читаем Приказ Минюста от 04.07.2018 № 2277/5:
«

автобіографія навіщо?

Тут спросите:
Это они приказ разрабатывали, а не я.

А просто так... Положено:twisted::zh:
Так же как и складирование в личном деле копий приказов за все годы, переписывание данных по приказам в карточку П2 и проч. Бессмысленно, но положено. (В наше время, когда мы все ведем учет в 1С или подобных программах:good:)

Добрый день! При анализе проекта номенклатуры на будущий год выяснилось, что выбывает одно дело (индекс заканчивается цифрой 17). Понятно, что в проект будущей номенклатуры его не вносим. А как быть с индексом? Дело выбывает вместе с индексом и нумерация в номенклатуре оставшихся дел остается той же? (но при этом после индекса 16 будет идти 18) Или же индекс остается и дела, шедшие за выбывшим изменяют свои индексы, т.к. «подпрыгнут» на одну строку (дело с индексом 18 станет 17 и т.д.)?

Номенклатура в переводе с латыни - это список.
А в списке все номера идут по порядку, и после 16 не может быть 18.
Можно, конечно, сделать так, как вы пишете - "...дела, шедшие за выбывшим изменяют свои индексы, т.к. «подпрыгнут» на одну строку (дело с индексом 18 станет 17 и т.д", но это не самый лучший вариант, так как поменяется нумерация у всех дел, следующих после № 16.

Поэтому я порекомендовал бы такое решение этой проблемы:

1.Номенклатура дел на год - это список дел, которые предполагается завести в течении года. Но если номенклатурой предусмотрено дело за № 17, но в течении года оно по каким-то причинам так и не было заведено, то в конце года просто ставится отметка : "Не заводилось", и на этом вопрос исчерпан (например, вы намеревались завести дело с материалами о командировках, но никто в течении года в командировки не ездил, и в результате вы дело так и не завели - подшивать то туда нечего :dont know: ).
2. Чтобы не ползла нумерация, при утверждении номенклатуры дел на следующий год самое последнее дело зарегистрируйте за № 17, и все станет на свои места ( номенклатуре дел за 2019 год вносится, например, такая запись: "дело № 52 ( ну или какой там у вас будет последний номер) перерегистрировано за № 17 по номенклатуре 2020 года").

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, нужно ли делить на тома (по 250 листов) дело временного хранения (содержит около 1000 листов), которое включается в Акт на уничтожение? Или можно указать в графе «Кількість справ (томів, частин)» 1 том? Ведь согласно Правил №1000/5 объем дела строго оговорен только для дел постоянного и длительного хранения :«за обсягом справа постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів»))

Подскажите, пожалуйста,.. личные дела хранятся в сейфе, как трудовые или нет?

Да. Там содержатся персональные данные.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, где хранить справки о профосмотре? Я так понимаю, что в перечень документов, которые относятся к личному делу они не входят.
Нужно организовать отдельную папку для хранения справок и журнал для их регистарации или журнал не нужен? + включить эту папку в номенклатуру?

А что по этому вопросу думает ИОТ?

У нас приходящий (редко) инженер по охране труда, так что не понятно.. а фактически это вопрос его, а не ОК?

Вот и пусть работает. Редко.
Да.