Номенклатура дел
 

Пожалуста покажите кто-нибудь (на примере) как вы составляете номенклатуру ежегодно. "Инструкции и письма я все изучила", но там как-то все сложно. Мне нужно только зафиксировать что приказы по общей деятельности отмечаются ОД, по личному составу ЛС (или П). Больше никаких разделений нет (по отделам у нас отдельно документация не ведется). Обязательно ли утверждать номенклатуру или как-то приказом это утвердить? Если да покажите пожалуста пример, просто на предприятии никто ранее это не делал, просто вели 2 "папки" приказов: кадровые и по общей деятельности, а зафиксировано почему ОД и К не было. Что делать? :dont know:

Перш, ніж складати Номенклатуру, слід визначитись з загальними правилами щодо діловодства у Вашій установі. Для цього має бути розроблена Інструкція з діловодства установи. В цій інструкції, зокрема, буде визначено, які накази видаються, й порядок їх нумерації (індексації). Зразу зауважу, накази з основної діяльності не слід робити з літерною індексацією (як Ви пишете „ОД”).

Номенклатура справ установи складається з окремих розділів: у великих організаціях – за структурним принципом (тобто, для кожного структурного підрозділу), а в невеликих – за функціональним принципом (це, як мінімум, розділи: 1).Загальні питання; 2). Кадрові питання; 3). Бухгалтерські питання).

У вас, можливо, цих трьох розділів буде достатньо. Ви за який розділ відповідаєте?
Стосовно кадрових питань:
http://www.dilo.kiev.ua/snsvk.html

Нормативні документи: - постанова КМУ від 17 жовтня 1997 р. № 1153 - Примірна інструкція з діловодства зверніть увагу на розділ 7 - Складання номенклатур і формування справ, та додаток 20;
Додатково:
- наказ Головного архівного управління 20.07.1998 № 41, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 р. за № 576/3016 - Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів;
-наказ Державного комітету архівів України 06.08.2002 N 58 Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 20 серпня 2002 р. за N 682/6970 - Типове положення про архівний підрозділ;
- наказ Державного комітету архівів України 17.12.2007 N 183 Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 11 січня 2008 р. за N 13/14704 Типове положення про експертну комісію.

Не поняла с приказами по общей деятельности, знаю многие обозначают "ОД". И если у нас нет своей разработанной инструкции, мы допустим общей "примерной" пользуемся, мы же не гос. предприятие? тяжело мне с :? :? этой номенклатурой

Приказы по основной деятельности не индексируются вообще. им индекс не присваивается. Только номер. Это их отличительная особенность. И те "многие", которые их индексируют, допускают ошибку.
А Инструкция по делопроизводству Вам нужна именно для того, чтобы все это и расписать, какие приказы будут выдаваться в Вашей компании, какие именно индексы будут им присваиваться. Если Вы пользуетесь "общей примерной" инструкцией, Вам будет не сложно упростить ее под свою компанию. Ну... или усложнить.
И уже на основании этой Инструкции, которая расписывает ВСЕ ВИДЫ документов, создаваемых в Вашей компании, и составляется Номенклатура на год. Если Вы пользуетесь "общей" инструкцией, то непонятно какие именно сложности возникают с Номенклатурой. Если нужно подробнее, обращайтесь в личку, помогу, чем смогу. :redface:

Номенклатура справ з діловодства відділу кадрів
 

Відкрилося мале підприємство, кількість працюючих - 3, Перелік документів , які потрібно мати ?!

1. Наказ
2, Особова картка
3. Посадова інструкція
і т.д
??????

поройтесь в поиске, описывать все - много времени

джентельменський набір (мінімальний), є ще багато цікавих документів
 

Номенклатура справ з діловодства відділу кадрів

1. Накази по особовому складу. Окрема папка з літерою “к”. Наприкінці року архівується. Термін зберігання - 75 років.

2. Підстави для видання наказів - заяви про прийом, переведення, звільнення, надання відпусток, зміни прізвищ і т.д. Конкретний термін зберігання не визначено. Приблизно 3-5 років.

3. Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Прошнурована, скріплена печаткою. Вносяться записи про трудові книжки всіх працівників - дата прийняття на роботу та дата видачі трудової книжки у разі звільнення.

4. Штатний розклад (розпис). Затверджується керівником підприємства (ставиться підпис), має бути печатка підприємства, внизу - підпис головного бухгалтера.

5. Накази про відрядження - окрема папка. Наприкінці року архівується. Термін зберігання - 75 років.

6. Особова картка - типова форма № П-2. Наприкінці року архівується. Термін зберігання - 75 років.

8. Графік відпусток - затверджується на початку січня керівником підприємства.

9. Посадові інструкції - розробляються на основі Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників.

10. Довідки з місця роботи - у тому вигляді, якого вимагає конкретний працівник.

Звіти: щодекадно по пошті надсилаємо звіт про всіх прийнятих, одночасно з ним - про наявність вільних вакансій - в районний Центр Зайнятості

Номенклатура дел. Делать или нет?
 

добрый день, коллеги!
Поделитесь, пожалуйста, опытом... Все ли составляют номенклатуру дел на каждый год? Проверяют ли ее проверяющие? Можно ли возложить эту процедуру на архивариуса?

1. Надо бы :redface:
2. Иногда :nea:
3. НУЖНО :yes:

http://www.archives.gov.ua/

Дуже вдячна :)
Номенклатуру справ кадрової служби складають на кожний календарний рік у трьох примірниках, на кожному з яких має стояти гриф «ПОГОДЖЕНО», заповнений керівником архівного підрозділу (посадовою особою, відповідальною за ведення архіву на підприємстві). Перший примірник зберігається в кадровій службі (у посадової особи, на яку покладено обов’язки ведення кадрового діловодства), другий — передається до архівного підрозділу, третій (робочий) — використовується для формування справ і пошуку потрібного документа.

Вот прочитала статью, задумалась.

Подскажите знающие, нужно ли согласовывать номенклатуру дел с государственным архивом, если мы не гос.организация?

А если нет архивариуса? И на сколько мне известно ранее ничего в архив не сдавалось на нашем предприятии и все лежит в одной комнате "типа архив". Как быть?

У нас банк (тоже коммерческая организация) и для того чтоб уничтожить документы, которые по срокам пора уничтожать, нужно в гос.архиве подписать этот акт на уничтожение, а они без утвержденной номенклатуры не подписывают ( причем согласовывать эту самую номенклатуру нужно опять таки с ними), но согласовывают они ее на 5 лет, так что можно раз в 5 лет и утвердить:-D

Номенкалтуру единожды попыталась сделать, все по той же причине - прочитала, что без нее архив не примет наши документы. Потом позвонила в архив, психанула и отправила все в сад. Архивом и уничтожением документов занимается частная компания (ОСГ называется). Гос архив сам нам посоветовал обращаться к частнику. Они вообще молодцы, на мой вопрос, можно ли воспользоваться их услугами, дядя на другом конце спросил: "А оно вам надо?". В общем, итогом разговора с гос. архивом стало:
1. Гос архиву не нужны не-гос предприятия, даже за деньги
2. Они нас направили решать свои проблемы с негосударственной архивной службой
3. Это избалило нас от многой волокиты, в том числе и от номенклатуры дел

А мы с гос.архивом не согласовываем уничтожение. У нас на предприятии создана своя экспертная комиссия, и мы документы сами уничтожаем. Есть такой "Порядок утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів", утвержденный Постановой КМУ №1004 от 08.08.2007г., в котором предусмотрено, что "для організації роботи з експертизи цінності документів утворюються комісії з проведення експертизи цінності документів, до яких належать експертні комісії пдідприємств, установ та організацій незалежно від форми власності".
А вот как быть с номенклатурой dont know На нее, интересно, кто смотрит вообще из проверяющих?

Есть такие "Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств , установ і організацій", затв. наказом Держкомархівів України № 16 від 16.03.2001 (чинний), в которых четко все прописано, посмотрите п.4.5.8 и п. 3.1.24( внесенные именения 18.09.2008 № 188). Нас проверяет Нац.банк и они точно смотрят все по номенклатуре и проверяют архив.

Вот уже третий месяц у нас работают сотрудники архива (гос.).
Мы очень довольны:
- номенклатуру сделали сами (наш гендир только подписал),:thumbs up:
- всё разложили, всё подшили - красота !!!:thumbs up:
Сколько стОит - не знаю, но вроде немного...
Зато насколько нас всех освободили от этой скрупулёзной работы !!!
Если кому-то нужны подробности - пишите, спрошу и отвечу !

спросите, пж, Анатолий, скоко эт стоит и от чего зависит оплата (объем, сколько лет организации и т.д.):please:?

Наверное, уже завтра: после обеда убегаю в ПФ - требовать пенсию (пока не себе:-D)...

Анатолий, меня тоже интересует те же вопросы, что и Геру. Буду ждать от вас подробностей!
Заранее спасибо за информацию

В общем, так:
за архивирование документов за 13 лет (количество разное в каждом году: от 10 до 500 документов, кадровые, в т.ч. личные дела, приказы, ведомости по ЗП и т.д и т.п - примерно 20 коробок) -
порядка 10 000 - 35 000 грн.
(надеюсь, коммерческая тайна осталась втайне:lol:).
Зато всё сброшюровано, пропечатано, опись, прОтокол, сдал-принЯл, отпечатки пальцев...

Анатолий!
А Вы можете поделиться этой самой многоуважаемой номенклатурой? сижу сейчас тоже ломаю голову: что включать (обязательное, утвержденное), а что не стоит (внутреннее корпоративное).
А по составу личного дела так вообще голову ломаю (последние пару лет не касалась этого вопроса), поэтому
КОЛЛЕГИ!
помогите!!!!!
что должно входить в состав личного дела сотрудника???????????

Номенклатура справ - №7, 2009 Довідник кадровика.
Про зміст особової справи працівників пошукайте на форумі. Наводили ПКМУ про порядок ведення особових справ держслужбовців.

Цитирую свои записи с семинара (июль 2009):
1. "На протязі року з моменту створення організація (підприємство) має звернутися до Державного архіву, розробити номенклатуру справ і отримати висновок про цінність документів"
(т.е. вывод о том, надо ли сдавать Ваши документы в госархив или достаточно хранить у себя).
2. Архивы предоставляют услуги - от составления номенклатуры дел до приёма документов в архив.
3. Положение об Экспертной комиссии и об архивном подразделениии должны быть, даже если в ШР нет соответствующих должностей !!!
4. Для негосударственных предприятий нужно руководствоваться Примерными инструкциями, положениями и т.д.
5. Инструкция по деловодству должна быть:
Структура Инструкции:
- Общие положения
- Составление и оформление орг. - распорядительной документации
- Требования к документации (даже с примерами)
- Организация документооборота (схема движения)
- Контроль исполнения
- Образец номенклатуры дел (провила формирования и оформления дел, формирования описи дел, перечень документов со сроками хранения.)

Утверждается и вводится приказом.

Особова справа складається з таких документів:

1) додаток до особового листка з обліку кадрів;

2) особовий листок з обліку кадрів з фотографією працівника розміром 4x6 см;

3) автобіографія;

4) копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації;

5) перелік наукових праць (для працівників, які мають учений ступінь чи звання);

6) різного роду характеристики чи рекомендаційні листи;

7) документи, на основі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо);

8) копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення), переведення за звільнення працівника або виписки з цих наказів;

9) матеріали проведення атестації;

10) опис документів.

http://zakon1.rada.gov.ua/cgi-bin/la...reg=731-98-%EF и здесь много интересного, по крайней мере для меня

Працювала на державній службі і коли складала номенклатуру справ, то погоджувала з архівом кожного року до якогось числа грудня.

Хорошо хоть, что не сами научные труды (на 5 000 стр.:lol:)

А если номенклатуры нет и не было, есть ли какая ответственность (в т.ч. материальная? )

Подскажите, плиз!

Прямо - не предусмотрена, т.е. нигде не описана...

Примірна номенклатура справ має рекомендаційний характер і встановлює приблизний склад справ, утворюваних у діловодстві однорідних за характером діяльності, але різних за структурою організацій. Індивідуальні номенклатури справ, складені на її підставі, можуть мати відхилення від оригіналу.
(ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ ПРИ КАБІНЕТІ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ
УКРАЇНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ ІНСТИТУТ
АРХІВНОЇ СПРАВИ ТА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА
Методичні рекомендації з розробки та застосування
примірних та типових номенклатур справ)

Во всех кадровых журналах каждый год печатают примерные номенклатуры дел ОК.
Неужели у вас совсем нет никаких дел, и вы ВСЕ документы (приказы, инструкции, деловую переписку и т.д.) складываете в одну папку?
Это совсем не трудно сделать, в чем проблема? Вдруг когда-то придется сдавать дела в гос.архив, у вас же не примут - замучаетесь тасовать-сортировать.

Вот тогда и наступит "материальная ответственность" - придётся платить за всё:
составление номенклатуры, "тасование" документов, прошивку и пр. оформление...

Да вот рада бы сделать, думаю , с чего начать. Все по разным папкам, журналы учета велись, но не архивировалось 6 лет.

Возьмите образец, посмотрите, какие у вас дела есть в наличии, какие целесообразно завести и впишите в свою номенклатуру.
Не забывайте, что на главной странице портала есть библиотека статей - http://hrliga.com/index.php?module=profession&op=view&id=1132 :comp:

А вот не понятно- если в прошлом году в номенклатуре было указано "дело" с нецелевой помощью (заявами ), а в этом году неизвестно- будет такое или нет, то что, указывать в номенклатуре на этот год такое "дело"?

Лучше перебдеть, чем ... не включить !

т.е. все включать, что было в прошлых годах?

Если Вы уверены, что приказов на отпуск в 2010 г. не будет - зачем же их включать ?:dont know:

Примірний перелік документів, які повинна містити номенклатура справ наводиться в наказі Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 "Про затвердження Переліку типових документів", також там наведені встановлені строки зберігання даних документів. Архівні установи при погодженні номенклатури користуються саме цим наказом.

Постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 30 листопада 2011 р. № 1242 визначено вимоги щодо створення документiв, органiзацiї документообiгу та контролю за виконанням документiв у центральних органах виконавчої влади, Радi мiнiстрiв Автономної Республiки Крим, мiсцевих органах виконавчої влади, систематизацiї та зберiгання документiв у дiловодствi, порядок пiдготовки справ до передачi для архiвного зберiгання тощо.

Центральнi органи виконавчої влади, Рада мiнiстрiв Автономної Республiки Крим, мiсцевi органи виконавчої влади мають розробити вiдповiдно до Інструкцiї i затвердити у тримiсячний строк за погодженням iз державними архiвними установами власнi iнструкцiї з дiловодства та типовi iнструкцiї з дiловодства для однорiдних за характером дiяльностi пiдприємств, установ, органiзацiй, що належать до сфери їх управлiння.

Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади

Кабінет Міністрів України постановляє:
1. Затвердити Типову інструкцію з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (далі - Інструкція), що додається.
2. Центральним органам виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевим органам виконавчої влади розробити відповідно до Інструкції і затвердити у тримісячний строк за погодженням із державними архівними установами власні інструкції з діловодства та типові інструкції з діловодства для однорідних за характером діяльності підприємств, установ, організацій, що належать до сфери їх управління.
3. Рекомендувати органам місцевого самоврядування розробити і затвердити власні інструкції з діловодства відповідно до Інструкції.
4. Визнати такими, що втратили чинність, постанови Кабінету Міністрів України згідно з переліком, що додається.

Прем'єр-міністр України М. АЗАРОВ
ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Кабінету Міністрів України
від 30 листопада 2011 р. N 1242

ПЕРЕЛІК
постанов Кабінету Міністрів України, що втратили чинність

1. Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" (Офіційний вісник України, 1997 р., число 43, с. 50).
2. Пункт 2 змін, що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 2001 р. N 1577 (Офіційний вісник України, 2001 р., N 48, ст. 2141).
3. Пункт 12 змін, що вносяться до актів Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 17 липня 2003 р. N 1106 (Офіційний вісник України, 2003 р., N 30, ст. 1546).
4. Постанова Кабінету Міністрів України від 28 липня 2003 р. N 1173 "Про внесення змін до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" (Офіційний вісник України, 2003 р., N 31, ст. 1627).
5. Пункт 3 змін, що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 18 травня 2005 р. N 371 (Офіційний вісник України, 2005 р., N 20, ст. 1080).
6. Постанова Кабінету Міністрів України від 20 червня 2005 р. N 493 "Про внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України" (Офіційний вісник України, 2005 р., N 25, ст. 1438).
7. Постанова Кабінету Міністрів України від 25 липня 2005 р. N 642 "Про внесення зміни до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" (Офіційний вісник України, 2005 р., N 30, ст. 1821).
8. Пункт 2 змін, що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 9 квітня 2008 р. N 338 (Офіційний вісник України, 2008 р., N 28 ст. 896).
9. Пункт 2 змін, що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України з питань доступу до інформації, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 7 вересня 2011 р. N 938 (Офіційний вісник України, 2011 р., N 69, ст. 2624).

Здравствуйте! У нас небольшая фирма, номенклатуру никто не делал никогда, просто папки называли типа "Накази по особовому складу", "накази з основної діяльності", "договори" ну и т.д. В этом году, почитав информацию на сайте HR Liga, решила таки сделать номенклатуру дел, но фирма небольшая и я не знаю какой индекс делам присваивать, нет кадрового отдела, есть только помощник директора, бухгалтер и юристы. Вот сижу и думаю, какие дела мне внести в номенклатуру и какой индекс таки присвоить. В примерах составления номенклатуры дел обычно 01-01, 01-02, где 01 - отдел кадров, но у нас нет кадрового отдела... Возможно вот так: "накази з основної діяльності" - індекс 01, "накази по особовому складу" - 02, "особові картки" - 03, "особові справи" - 04, доручення - 05 (кстати, доручення надо включать?), вихідні листи - 05, вхідні листи - 06, вихідні факси - 07...ну и т.д. :dont know::dont know::?:reverie::redface: